La muerte del correo electrónico
¿Recuerdas la última vez que enviaste un fax? ¿Tuviste la sensación de estar haciendo algo del siglo pasado? Yo tengo esa misma sensación cuando envío correos electrónicos. El correo electrónico es sin duda el rey de las comunicaciones corporativas, pero yo tengo la sensación de que su tiempo ha pasado y que debemos evolucionar a herramientas más eficaces. Algunos pensaran que prescindir del correo electrónico es una locura, yo les digo que cambien el chip. Piensa en tus tareas y si trabajando distinto puedes ser más eficaz.
El correo electrónico nos permite enviar mensajes a usuarios en cualquier parte del mundo de manera instantánea y cómoda. El problema es que las empresas tienden a usarlo de manera abusiva. Sobre el abuso del correo electrónico se ha publicado mucho en Internet e incluso algunos blogueros han pasado por la experiencia de vivir una temporada sin correo electrónico. Muchas veces, se recurre al correo electrónico para asuntos que se podrían resolver más eficazmente con una charla, una llamada telefónica o una breve reunión. A menudo, los trabajadores se quejan de tener que emplear gran parte de su jornada de trabajo en procesar los cientos de mensajes acumulados en su bandeja de entrada. Se ven absorbidos por esta tarea, en vez de estar enfocados en tareas productivas para el negocio. Esto será un problema real en algunos casos y en otros, una excusa de los aficionados a la procrastinación para posponer la realización de sus tareas y pasar la mayor parte de su tiempo improductivamente, leyendo y contestando correos.
Puesto que el abuso del correo electrónico se considera inevitable, podemos encontrar en Internet multitud de consejos y técnicas para lidiar con una bandeja de entrada saturada. Hay mucha opciones: podemos crear filtros automáticos que realicen una clasificación preliminar, ordenar los mensajes por importancia o por temas, marcarlos con colores y símbolos, utilizar sistemas anti-spam… Sin embargo, para mí, lo más eficaz es limitar el uso del correo electrónico y empezar a trabajar de otro modo.
La primera alternativa que nos viene a la cabeza, son los programas de mensajería instantánea. Estos programas son una potente herramienta de comunicación, en los que se combina el chat, la telefonía IP y la videoconferencia. También permiten transferir archivos o compartir lo que estamos viendo en la pantalla de nuestro ordenador. Cuando mandamos un mensaje instantáneo, nuestro interlocutor recibe una notificación y puede decidir si nos atiende o pospone la conversación para más tarde. Esto es una importante ventaja frente a las llamadas telefónicas, ya que nos evita interrupciones indeseadas y perder la atención si estamos concentrados en una tarea. La mensajería instantánea nos permite ahorrar tiempo de diversas maneras. En primer lugar, mediante el chat, podemos intercambiar información de una manera mucho más dinámica, interactiva y eficaz que con una cadena de correos electrónicos. Los correos electrónicos tienen un desarrollo mucho más lento y son proclives a errores de interpretación. Segundo, el tiempo necesario para redactar un correo electrónico es considerablemente mayor que el que necesitamos para escribir mensajes instantáneos, ya que, gracias a su interactividad, no necesitan tanta formalidad. Por último, cuando un mensaje instantáneo deja de ser relevante, porque las circunstancias han cambiado, desaparece. Por el contrario, el correo electrónico que se queda en la bandeja de entrada, reclamando un poco de nuestro tiempo para leerlo y contestarlo.
¿Por qué no cambiamos a la mensajería instantánea si son todo ventajas? La realidad es que esta tecnología todavía necesita evolucionar y tiene limitaciones importantes para universalizar su uso. Habitualmente, estos programas sólo se pueden usar dentro de una misma empresa. Esto es así, por cuestiones relacionadas con la seguridad de la información y porque no hay una estandarización que permita la interoperabilidad de programas diferentes. Este escenario, es equivalente a cuando se invento el correo electrónico y sólo podían comunicarse entre sí, los usuarios de una misma supercomputadora. Pese a estas limitaciones, no tengo duda que la tecnología mejorará para asegurar la seguridad de la información y permitir la comunicación con usuarios de todo el mundo. Mientras tanto, en Indra, estamos aprovechando para ir familiarizándonos con su uso. Disponemos de una potente suite de mensajería instantánea y, poco a poco, vamos integrándola en nuestra forma de trabajar.
Haz como yo y la próxima vez que envíes un correo electrónico, acuérdate del fax.
carlos (no verificado)
Fernando, estoy totalmente de acuerdo contigo qne la primera parte del artículo, creo que el correo electrónico es una herramienta que con el tiempo se ha convertido en freno a la eficiencia. Que la mensajería instantánea sea la alternativa es algo que parece evidente, pero de lo que yo no estoy tan seguro. Desde luego es más eficiente, por todo lo que dices, pero yo añadiría que lo es también por que se aproxima, más que el correo electrónico, a la conversación tradicional entre dos personas. Creo que el lenguaje hablado es el más eficiente. Cómo canalizar bien los asuntos y enfocar bien los problemas sigue siendo algo intrínseco a las personas, más que al medio que se utilice. Hablar más, pero pensar antes de hablar, creo que es lo mejor.
Beatriz (no verificado)
Estoy de acuerdo contigo, pero el chat debe hacerse ya universal, no podemos estar encerrados en nuestra empresa. La verdad es que mientras leía tu post, pensaba, la de tiempo que podría ahorrarme si tuviera un chat con mi cliente. Mails y llamadas telefónicas que suponen esperas y pérdidas de tiempo. Así que sí, comuniquémonos de otra forma, pero para ello las empresas tendrán que abrirse.
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